La Perfetta Check-List degli Eventi

Checklist

Vi è mai capitato di dover organizzare un evento e di perdervi nelle decine di informazioni cui dovete stare attenti…. magari perdendo qualche pezzo qua e là?

Mettere in piedi un evento, di qualsiasi genere esso sia, non è certo una passeggiata: non si tratta semplicemente di far incontrare delle persone in un determinato giorno e orario (cosa che già di per sé può essere complicata) . Significa avere una visione di tutto quello che succederà prima ancora di cominciare l’organizzazione vera e propria, comprendendo anche i piccoli dettagli e gli imprevisti che possono accadere.

Occorre provare a ripercorrere mentalmente la giornata dell’evento, mettendosi nei panni di chi parteciperà per capire cosa potrebbe pensare quando arriverà sul posto, cosa cercherà, di chi chiederà….. cosa si aspetterà di trovare.

Questo dal lato utente; dal lato organizzatore, bisogna fare una mappa di tutti gli attori in gioco per la buona riuscita: fornitori e collaboratori devono essere chiari nella testa e occorre seguirli con una precisa scaletta tecnica, prevedendo anche il caso in cui un fornitore decida di andare per la sua strada anziché seguire il programma….. insomma, occorre essere come quelle guide turistiche con l’ombrellino bianco per farsi seguire da tutti e stare attenti che il gruppo non si perda a fotografare farfalle.

Per iniziare, possiamo farci aiutare da una check list da tenere a portata di mano per verificare che tutte le voci siano state spuntate e che non ci siamo dimenticati di nulla.

Facciamo l’esempio di una cena aziendale per i clienti. Sediamoci a tavolino con i nostri collaboratori, prima di cominciare qualsiasi telefonata e chiediamoci: quali sono gli elementi che costituiranno il nostro evento? Facciamo un’operazione di brainstorming, cercando di includere tutto, dal guardaroba perché è inverno e le signore verranno sicuramente in pelliccia, all’autosilo nelle vicinanze perché i clienti vengono in auto e in location non è presente il parcheggio, al pulmino che vada a recuperare in aeroporto quelli che prendono l’aereo.

Non fermiamoci alle voci più comuni: è chiaro che serviranno una location, un servizio di catering e una grafica per l’invito. Avete però chiesto se la location dispone dell’attrezzatura audio-video necessaria o se dovete reperirla da un service esterno? Sapete se l’ospite d’onore è completamente celiaco e il catering che avete scelto ha la possibilità di preparare un menù ad hoc?  Avete immaginato che magari le signore vorranno rinfrescarsi appena arrivano e quindi occorrerà affittare una camera in più? Avete bisogno di una persona che si dedichi esclusivamente a seguire gli inviti e il recall telefonico nei giorni precedenti?

Non abbiate paura di eccedere nella lista, molto meglio essere più previdenti che scordare qualche pezzo indietro. Poi potrete accorgervi che alcune cose possono essere tralasciate, oppure che riuscite ad accorpare più cose in una. Questo avverrà comunque in un secondo momento, quando avrete messo sul tavolo tutti gli elementi in gioco.

Il Vostro Marchio è Efficace?
COME LEGGERE LE SIGLE DELLE PRENOTAZIONI ALBERGHIERE

______

Condividi questo articolo sui tuoi canali social!
Share on Facebook0Share on LinkedIn0
No Comments

Post A Comment

0

Il tuo carrello